E-mail hayatımızın vazgeçilmez web servislerinden biri olarak popülerliğini arttırarak devam ediyor. E-mailler ile ilk temasımız internetle ilk tanıştığımızda başlıyor.
Artık bir siteye üye olurken e-mail olmazsa olmazlarımızdan.
E-maillere sadece bir içerik gönderi aracı olarak bakmanın e-maile karşı yapılan bir haksızlık olduğunu düşünüyorum.
Neden mi?
E-mailler aslında bizim dijital ikamet adreslerimizdir. Diğer adı ile Elektronik Posta.
Çok değil, yaklaşık 25-30 yıl önce mektup, kartpostal gibi şeyler hayatımızın merkezinde yer alıyordu.
Bir mektup göndermek için yapılması gerekenler; mektubunuzu yazardınız, bir zarf bulurdunuz, zarfın üzerine pulunu yapıştırırdınız, gönderici ve alıcı bölümlerini özenle doldururdunuz ve postahaneye giderek mektubu teslim ederdiniz.
Mektupların ulaşım süreleri gideceği yere göre değişmekteydi.
Ülke içinde ve ülke dışına gönderilen mektupların bir çoğununda kaybolduğu, sahibine teslim edilemediği olurdu.
İnternet hayatımıza girince her şeyi dijitale taşıdığımız gibi postanenin işlerini de dijitale taşıdık. Postalar artık anlık olarak gönderilir oldu.
Bu nedenle e-mailin hayatımız için yarı bir önem arz ediyor.
Önem arz etmesi ise aynı zamanda dikkatli kullanımını bilmeyi gerektiriyor.
E-mail kullanımının önemini ağzımda biraz daha çiğnemek isterim..
E-mail kullanmak hatta bilinçli ve dikkatli kullanmanın hayatınıza olumlu bir etkisinin olacağını düşünmekteyim. Örneğin; bir kongrede, etkinlikte, sokakta normalde ulaşamayacağınız biri ile iletişime geçtiniz. Kişi size zamanının olmadığını ve kartvizitini vererek sorununuzu, isteğinizi e-mail ile yazarak göndermenizi söyledi. Normalde ulaşamayacağınız kişiye sizin gibi ulaşmak isteyen bir çok kişinin olduğunu bilerek sizin attığınız e-mail ile diğerlerinin bir adım önüne geçmeniz söz konusu olabilir. Yoğun kişiler her dakika e-maillerine bakmazlar. Gün içinde belirli zaman dilimlerinde belirli süreler ayırırlar. Bu sürede sizin e-mailinizin o kısa sürede kişi tarafından anlaşılması gerekmektedir. Bu ise bilinçli bir e-mail kullanıcı olmak ile sağlanabilir.
Bir örnek daha vermek isterim.
Yurtdışında eğitim almak istiyorsunuz. Alanınız ile ilgili en iyi kurumu ve kişiyi buldunuz. E-mail adresini temin ettiniz. Sizin gibi yurtdışında eğitim almak isteyen diğer ülkelerden bir çok kişi olduğunu düşündüğünüzde yinede onlardan ayrılmak için ilk izlenimlerinizi (bu büyük ihtimalle e-mail ortamında olacaktır) iyi bir şekilde vermeniz gerekmektedir.
İçeriği iyi hazırlanmış ve e-mail gönderme kurallarına uyularak kurduğunuz iletişim her zaman size kazanç sağlayacaktır. Aynı zamanda size ve iletişim kurduğunuz kişiye zaman kazandırma gibi bir özelliği vardır.
Bu yazımızda size e-mail sistemini nasıl kullanmanız gerektiğinden bahsedeceğim. Bunu maddelendirerek anlatmanın iyi olduğunu düşünüyorum.
1. E-mail Adresiniz Profesyonel Olsun
Bunu açıklamak amaçlı örnek vermek gerekir. cilgin_kiz45@…com, asi-erkek@…com vs gibi e-mail adreslerini kurumsal ortamlarda kullanmamaya çalışın. Bir yönetici veya iş veren olduğunuzu düşünün. Böyle bir çalışandan gelen e-mail ile o çalışan hakkında ne düşünürsünüz. Tabi bu tür e-mail adreslerini kendi çevrenizde kullanabilirsiniz.
Mümkünse adınızın ve soyadınızın geçtiği e-mail adreslerini kullanın. Bu profesyonel bir izlenim bırakır.
2. BÜYÜK HARF Kullanımına Dikkat Edin
BÜYÜK HARF KULLANARAK YAZILAN CÜMLELER KARŞI TARAFTA KENDİLERİNE BAĞIRILIYORMUŞ HİSSİ UYANDIRACAKTIR. Bu türden kullanım karşı tarafı rahatsız edebilir ve istenmeyen tonda cevapları tetikleyebilir.
3. Konu Bölümünün Önemli Olduğunu Unutmayın
E-maillerin konu bölümünü çoğu zaman boş atan kişileri etiketlerim. Neden konu bölümünü boş gönderdiğini düşünürüm. Konu bölümü e-mailin ana metni gibi çok önemli bir bölümdür. Bu bölüme e-mail içeriğini en iyi yansıtan bir kaç kelime yazılmalıdır. Gün içinde e-mail bombardımanına uğrayan kişiler için konu bölümünün yazımı bile öncelik kazanmanızı sağlayabilir.
4. E-Maillerinizi Kısa ve Öz Yazın
Kendinizden daha yoğun olduğunuzu düşündüğünüz kişilere e-mail atarken iki kez düşünün. Sizden yoğun olduğu için sizin kadar e-maillere zaman ayıramayabilir. Bu zaman kısıtlılığı ise kısa ve öz e-maillerin ertelenmeden cevaplanmasını sağlar. Bu nedenle e-maillerinizi kısa ve öz yazmanızı tavsiye ederiz. Konuyu uzatmadan, belirtmek istediğiniz konudan sapmayarak bunu karşıya iletebilirsiniz.
5. E-Mailini Doğru Yazdığınızdan Emin Olun
E-maillerin yanlış yazılması çok sık rastlanan bir durumdur. Bu durumu yaşamak zaman kaybı olarak size dönebilmektedir. Ya da bir e-maili yanlış gönderdiğinizde ve bu durumu fark ettiğinizde o kişiye ulaşabilirsiniz. Size de yanlış e-mail geldiğinde nazikçe cevap vermeniz güzel bir davranış örneği olacaktır. E-mail yazımlarını e-mail içeriğinin yazımı bittikten sonra yapmanız her zaman hata oranınızı azaltacaktır. Bu durumlar ile karşılaşmamak için göndermeden önce e-mailleri tekrardan kontrol etmek çok önemlidir.
6. CC Özelliğini Dikkatli Kullanın
Bu özellik ise birbiri ile ilişkili kişilerin e-mailden haberdar olmalarını sağlamak amaçlı kullanılır. Bu durumda herkes birbirinin e-mail adreslerini görebilir.
7. Çoklu E-Mail Gönderimlerinde BCC Bölümünü Kullanın
Onlarca kişiye toplu e-mailler gönderecekseniz BCC bölümünü kullanarak e-mail göndermenizi tavsiye ederiz. Bu bölümü kullandığınızda e-mail gönderdiğiniz kişiler birbirini göremeyeceklerdir. Böylelikle birbiri ile ilişkisiz kişilerin e-maillerinin yanlış ellere geçmesini engellemiş olursunuz.
8. E-mail İmzanız Olsun
Ayarlar bölümünden kendiniz ile ilgili bir tür kartvizit niteliğinde bir imza ekleyebilirsiniz. Sizden ilk defa e-mail alan bir kişi sadece imzanıza bakarak kim olduğunuzu, ne iş yaptığınızı, pozisyonunuzu ve size ait iletişim bilgilerine ulaşabilir. Bu her zaman avantaj sağlar.
9. Espiri ve Emojiyi Limitinde Kullan
E-mail bir yazı iletişimidir. Yazı iletişiminde duyguları iletmek zor olabilir. Bunun için bazen e-maillerimizde espiri yapabilir ve emoji kullanabiliriz. Bu kullanımlar alıcı ile aranızdaki ilişkiye göre değişebilir. Bunun belirli bir seviyesi yoktur. Özellikle tanımadığınız kişilere karşı bu tarz bir e-mail çok farklı algılanabilir.
10. E-Maili Göndermeden Tekrar Okuyun ve Tekrar Düşünün
E-mail atmak yaydan bir ok fırlatmak gibidir. Yanlış yazılmış ve yanlış atılmış bir mailin dönüşü kötü olabilir. Bu süreçleri iyi bilip e-maili yazdıktan sonra iyice okumalıyız ve e-mailin atılması konusunda kesin bir kararımız var ise gönder gitsin..
11. Kurumsal E-Maillerinizi Kurum İçi, Sosyal E-Maillerinizi İse Kişisel Amaçlı Kullanın
Bu durumu anlatmanın bir diğer yolu, kurumsal e-maillerin sizin olmadığı gerçeğidir. Bu size verilmiş kiralık bir araç gibidir. Size aitmiş gibi görünür, işten ayrıldığınızda içindeki yazışmalar vs her şey kuruma kalır. Bu durumda kurumsal e-mailleri kişisel amaçlı kullanmamalıyız. Özel dosya paylaşımı yapmamalılıyız. Aynı mantık ile birlikte kişisel e-mailimizi de kişisel amaçlı kullanmalı ve kurumsal yazışmalarımızda kullanmamamız hayrımıza olacaktır.
** ** **
Hemşirelik literatüründe son zamanlarda hastanelerde çalışan hemşirelerin yüksek oranda tıbbi hata yaptıkları ile ilgili akademik çalışmaların sayısı artmaktadır. Bu konuda ülkemizdeki durumu ulusal çapta görmek amaçlı hastanede çalışan hemşirelerin tıbbi hata yapma eğilimlerini belirlemek istedik.
Bu çalışmaya destek vermeniz bizim için çok elzemdir. Çünkü bu çalışma sonunda ulusal çapta hemşirelerin yaptığı tıbbi hataları yapmalarını engelleyici politikalar oluşturmak istiyoruz.
Ne kadar çok hemşireye ulaşırsak çalışmadan çıkan verilerin güvenliği ve ulusal çapta ses getirme durumu artacaktır.
Desteklerinizi bekliyoruz.
Aşağıda çalışmanın linki yer almaktadır.
Daha güzel şartlarda çalışmak amaçlı 4-5 dakikanızı ayırmanızı rica ediyoruz.
Unutmayın, damlaya damlaya göl olur.
